Производительность труда офисных работников и их личный вклад в общий результат, направленный на развитие и процветание бизнеса, является показателем эффективности работы офиса, который напрямую зависит от создания оптимальных условий на рабочих местах.
Это также служит мотивацией, повышает привлекательность компании для высококлассных специалистов, готовых поделиться своим опытом, знаниями и практическими навыками. Правильное обустройство рабочих мест в офисе – это один из важных шагов к успешности бизнеса, причем речь идет не только об оснащении сотрудников оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.
Внутренний микроклимат во многом зависит от технического состояния здания, его правильной эксплуатации, обеспечения комфорта нахождения внутри, организации охраны и безопасности в круглосуточном режиме, внедрении СКУД и т.д. Эту услугу в Москве и в СПБ предлагает наша компания FOUR SQUARES, которая уже много лет работает в данной сфере, пользуется репутацией партнера, которому можно доверять.
Проведение проектной и строительно-технической экспертизы
Первое, с чего в идеале нужно начинать обустройство рабочих мест в новом офисе, это с проведения проектной и строительно-технической экспертизы, направленной на определение реального состояния здания и выявление «проблемных участков». В нее входит оценка соответствия объекта требованиям безопасности и санитарным нормам, определение степени износа несущих конструкций, уровня сохранения функциональных свойств, выявление аварийных элементов, нуждающихся в ремонте или замене, которые могут стать, в том числе и причиной несчастного случая, угрожать жизни и здоровью людей.
В проведение строительно-технической экспертизы входит анализ использования энергоресурсов, поиск путей их экономии, что требуется для снижения затрат на содержание и эксплуатацию объекта.
Технический аудит инженерных систем
В рамках технической эксплуатации офиса, которая является важным этапом правильного обустройства рабочих мест, проводится технический аудит инженерных систем, направленный на определение их фактического состояния, функциональности, степени износа, необходимости модернизации и ремонта, а именно:
- водоснабжения и водоотведения;
- теплоснабжения (отопления);
- электроснабжения и слаботочных телекоммуникационных сетей;
- вентиляции и кондиционирования воздуха;
- лифтового и подъемного оборудования;
- видеонаблюдения и СКУД;
- пожарной и охранно-тревожной сигнализации и т.д.
Комплексный аудит технического состояния инженерных сетей, которые являются настоящим жизнеобеспечением офиса, определяет регулярность ТО и необходимость проведения ремонтных работ для их эффективной и бесперебойной эксплуатации, предупреждения риска аварий, в том числе и угрожающих сохранности имущества, жизни и здоровью людей. В отчете о результатах его проведения указываются выявленные возможности по снижению затрат на энергоресурсы за счет модернизации инженерных сетей, перезаключения договоров с компаниями-поставщиками.
Внутреннее обустройство рабочих мест в офисе
Услуги по технической и административной эксплуатации объектов включают в себя и внутреннее обустройство рабочих мест в новом или уже эксплуатируемом офисе, которое также начинается с проведения анализа:
- общей площади внутренних помещений;
- планировки и зонирования;
- соответствия санитарно-гигиеническим требованиям – по температуре во внутренних помещениях и уровню влажности воздуха, освещенности, регулярному притоку свежему воздуха;
- соответствия требованиям пожарной безопасности – отсутствия источников открытого огня и оголенных проводов, оборудования мест для курения, наличия пожарной сигнализации, системы оповещения, эвакуационных путей и средств пожаротушения
- размещения точек энергопотребления и мест выведения телекоммуникаций в непосредственной близости к рабочим местам, что требуется для подключения компьютерной техники и периферийных устройств;
- внутреннего и наружного видеонаблюдения, которое требуется для поддержания порядка не только внутри офисного здания, но и на прилегающей территории;
- системы СКУД, которая используется, в том числе и для учета рабочего времени, предупреждения несанкционированного проникновения третьих лиц и т.д.
Результаты анализа сравниваются с установленными нормативами, исходя из численности сотрудников, графика работы офиса, его внутренней структуры, основных и вспомогательных направлений деятельности, вследствие чего выявляются «узкие места», требующие доработки, изменения, модернизации, расширения.
Организация работы
Эффективность работы офиса зависит от полноценного выполнения каждым сотрудником своих прямых обязанностей согласно должностным инструкциям. Чтобы офисный персонал не отвлекался по мелочам, задачей руководства является правильная организация его работы. Речь идет об обеспечении мебелью, оргтехникой, канцтоварами, связью и Интернетом. Немаловажное значение имеет уборка офисных помещений. Для ее регулярного выполнения можно самостоятельно содержать хозяйственный отдел с полным штатом уборщиц и дворников либо заказывать в компании FOUR SQUARES – послеремонтную, генеральную, поддерживающую по установленному графику (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т.д.). Мы также предлагаем дезинфекцию рабочих мест для препятствования инфекционным заболеваниям, уход за зелеными насаждениями, ландшафтные работы и прочие услуги, направленные на обустройство рабочих мест в офисе и их поддержание.